Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

DR Automobiles S.r.l. (di seguito, anche il “Titolare” o la “Società“) informa gli interessati in merito al trattamento dei dati personali raccolti mediante la compilazione del modulo di pre-iscrizione all’evento ICH-X Xperience – 4×4 Fest Carrara (di seguito, l'”Evento“), disponibile sulla sezione Xperience del sito internet https://ich-x.it/ (di seguito, il “Sito Web“), nonché dei dati personali dei passeggeri comunicati alla Società dal partecipante che ne richiede l’iscrizione.

I dati personali sono trattati nel rispetto dei principi stabiliti dal Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, il “GDPR“) e dalla normativa applicabile, mediante strumenti informatici e telematici e, ove necessario, su supporto cartaceo, con logiche strettamente correlate alle finalità qui indicate e con l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne la sicurezza e la riservatezza.

1. Identità e dati di contatto del Titolare

Il Titolare del trattamento è DR Automobiles S.r.l. con sede legale in Macchia d’Isernia (IS), Zona Industriale di Macchia d’Isernia s.n.c., 86070, P.IVA e C.F. 00879050946.

L’interessato può contattare il Titolare tramite posta raccomandata A/R presso la predetta sede legale ovvero all’indirizzo di posta elettronica privacy@drautomobilesgroupe.com.

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati è l’Ing. Carmine De Donato, raggiungibile ai seguenti recapiti: posta elettronica dpo@drautomobilesgroupe.com; posta: Macchia d’Isernia (IS), Zona Industriale di Macchia d’Isernia s.n.c., 86070.

3. Categorie di interessati, categorie di dati personali trattati e fonte dei dati

3.1 Partecipante. È interessato chi compila il modulo di pre-iscrizione e chiede di partecipare all’Evento in qualità di conducente. I dati trattati sono: nome e cognome; indirizzo di posta elettronica; recapito telefonico; codice fiscale; provincia di residenza; modello e targa del veicolo; giornata di partecipazione prescelta; taglia del capo di abbigliamento; numero dei passeggeri; eventuali informazioni inserite nel campo note; dati relativi al pagamento della quota di partecipazione e alla fatturazione, compreso l’indirizzo di residenza; eventuali informazioni relative ad allergie o intolleranze alimentari, se comunicate. Tali dati sono raccolti mediante conferimento diretto da parte dell’interessato, in parte mediante il modulo di pre-iscrizione e in parte mediante i moduli trasmessi prima dell’Evento e confermati al momento dell’accesso mediante sottoscrizione della scheda equipaggio.

3.2 Passeggeri. Sono altresì interessati i passeggeri che il partecipante indica nel modulo. I dati trattati sono: nome e cognome e, se comunicate, le informazioni relative ad allergie o intolleranze alimentari; per i passeggeri maggiori di età, il codice fiscale. Il nome, il cognome e le eventuali informazioni relative ad allergie o intolleranze alimentari non sono raccolti presso l’interessato, ma sono comunicati alla Società dal partecipante che ne chiede l’iscrizione, il quale dichiara di essere legittimato a comunicarli e si impegna a trasmettere ai passeggeri la presente informativa, messa a sua disposizione nel modulo di pre-iscrizione, prima dello svolgimento dell’Evento. Il codice fiscale è invece conferito direttamente dall’interessato mediante la sottoscrizione del modulo di manleva ed esonero di responsabilità, trasmesso prima dell’Evento. La Società acquisisce conferma dell’avvenuta presa visione e del contenuto del modulo al momento dell’accesso all’Evento, mediante sottoscrizione della scheda equipaggio da parte dell’interessato.

3.3 Passeggeri minori di età. È ammessa la partecipazione di minori in qualità di passeggeri. I relativi dati sono comunicati alla Società da chi esercita la responsabilità genitoriale ovvero dal partecipante che dichiara di esservi stato autorizzato. Per i passeggeri minori di età non è richiesto il conferimento del codice fiscale. La presente informativa è resa, prima dello svolgimento dell’Evento, a chi esercita la responsabilità genitoriale, che ne conferma la presa visione al momento dell’accesso all’Evento.

3.4 Soggetto esercente la responsabilità genitoriale. È altresì interessato chi esercita la responsabilità genitoriale sul minore, che sottoscrive in nome e per conto di quest’ultimo il modulo a lui destinato e il modulo di manleva ed esonero di responsabilità. I dati trattati sono: nome e cognome; luogo e data di nascita; codice fiscale. Tali dati sono conferiti direttamente dall’interessato.

4. Finalità del trattamento, basi giuridiche e natura del conferimento

4.1 Gestione della candidatura e dell’iscrizione all’Evento. Ricezione ed esame della richiesta di partecipazione, verifica dei requisiti di ammissione, tra cui: verifica, mediante la targa, che il candidato disponga di un veicolo a marchio ICH-X; selezione dei partecipanti ammessi, effettuata tenendo conto anche della prossimità della provincia di residenza indicata rispetto al luogo di svolgimento dell’Evento; gestione delle comunicazioni organizzative e dell’elenco dei partecipanti.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e del successivo rapporto di partecipazione.

Il conferimento è necessario: in mancanza non è possibile dare corso alla richiesta di partecipazione. La selezione dei partecipanti è effettuata da personale del Titolare e non è basata unicamente su un trattamento automatizzato. I dati dei candidati non ammessi sono cancellati secondo quanto indicato al punto 7.

4.2 Gestione della quota di partecipazione e adempimenti amministrativi, contabili e fiscali. Verifica e registrazione del pagamento effettuato sul conto corrente indicato dalla Società, emissione della fattura e conservazione della documentazione contabile.

Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR per la gestione del pagamento; art. 6, par. 1, lett. c), GDPR per gli adempimenti previsti dalla normativa fiscale e contabile applicabile, ivi compreso l’obbligo di conservazione delle scritture di cui all’art. 2220 c.c.

Il conferimento del codice fiscale e dell’indirizzo di residenza è obbligatorio ai fini dell’emissione del documento fiscale: in mancanza non è possibile perfezionare l’iscrizione. Tali dati sono trattati per la finalità qui indicata soltanto in caso di ammissione all’Evento.

4.3 Organizzazione e svolgimento dell’Evento in condizioni di sicurezza. Verifica delle presenze, formazione degli equipaggi, assistenza ai partecipanti durante lo svolgimento dell’Evento. Prima dell’inizio delle attività di guida il personale della Società verifica il possesso della patente di guida in corso di validità mediante esibizione del documento, del quale non sono conservati né annotati gli estremi.

Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR per il partecipante; art. 6, par. 1, lett. f), GDPR per i passeggeri (legittimo interesse del Titolare di organizzare l’Evento, conoscere in anticipo la composizione degli equipaggi e assicurare il regolare e sicuro svolgimento dell’iniziativa).

Per i passeggeri, il conferimento dei dati è necessario ai fini dell’ammissione all’Evento.

4.4 Fornitura del materiale in dotazione ai partecipanti. Assegnazione dei capi di abbigliamento e dei gadget previsti per i partecipanti, sulla base della taglia indicata nel modulo.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

Il conferimento non è necessario ai fini dell’iscrizione; in mancanza non è possibile garantire l’assegnazione di un capo della misura adeguata.

4.5 Predisposizione del servizio di ristorazione in presenza di allergie o intolleranze alimentari. Preparazione e somministrazione di alimenti compatibili con le esigenze comunicate dall’interessato.

Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. a), e art. 9, par. 2, lett. a), GDPR, consenso esplicito dell’interessato. Il consenso è prestato dal partecipante mediante l’apposita casella di spunta presente nel modulo di pre-iscrizione e, per i passeggeri, direttamente dall’interessato ovvero, per i minori, da chi esercita la responsabilità genitoriale, mediante il modulo a essi destinato e comunque al momento dell’accesso all’Evento.

Il conferimento è facoltativo: in mancanza non è possibile garantire la predisposizione di un servizio di ristorazione conforme alle esigenze non comunicate. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4.6 Accertamento, esercizio o difesa di un diritto.

Trattamento dei dati necessario per far valere o difendere un diritto della Società, anche in sede giudiziaria o stragiudiziale, in relazione allo svolgimento dell’Evento, anche mediante la raccolta e la conservazione dei moduli di manleva ed esonero di responsabilità e delle schede equipaggio sottoscritti dai partecipanti, previa verifica dell’identità del sottoscrittore su documento di identità esibito e non conservato dalla Società.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, legittimo interesse del Titolare alla tutela dei propri diritti.

4.7 Invio di comunicazioni relative a iniziative successive. Invio, mediante posta elettronica e servizi di messaggistica, di inviti e comunicazioni relativi alle successive tappe e ad altre iniziative promosse dal Titolare, compreso l’invito a iscriversi alla community Xperience. Gli inviti relativi alle successive tappe possono essere indirizzati tenendo conto della prossimità della provincia di residenza indicata rispetto al luogo di svolgimento di ciascuna tappa.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a), GDPR, consenso dell’interessato, prestato mediante apposita e distinta casella di spunta presente nel modulo di pre-iscrizione.

Il conferimento è facoltativo e non costituisce condizione per la partecipazione all’Evento: in mancanza, l’interessato non riceve tali comunicazioni. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

4.8 Riprese fotografiche e video. Per il trattamento dei dati personali connesso a eventuali riprese fotografiche e video realizzate in occasione dell’Evento è resa agli interessati informativa separata, unitamente alla relativa liberatoria, prima dell’inizio delle attività.

5. Categorie di destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

• responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR: società del gruppo di riferimento; fornitori di servizi di hosting, manutenzione tecnica e gestione del Sito Web e dei sistemi informativi della Società. Tali soggetti sono vincolati da appositi accordi di nomina e trattano i dati esclusivamente per conto della Società e secondo le istruzioni impartite;
• titolari autonomi del trattamento: società del gruppo di riferimento; istituti di credito e prestatori di servizi di pagamento, per la gestione degli incassi; professionisti e consulenti in materia contabile, fiscale e legale, ove operino in tale qualità; compagnie assicurative e intermediari assicurativi, in relazione alle coperture connesse allo svolgimento dell’Evento; autorità e organi di vigilanza, nei casi previsti dalla legge.

I dati personali sono inoltre trattati dai soggetti autorizzati al trattamento dal Titolare, istruiti ai sensi dell’art. 29 GDPR.

I dati personali non sono oggetto di diffusione.

6. Trasferimenti verso paesi terzi

I dati personali non sono trasferiti verso paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora si rendesse necessario un trasferimento verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il Titolare assicura che tale trasferimento avverrà in conformità al Capo V del GDPR (es. decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard) e che l’interessato potrà ottenere informazioni sulle garanzie adottate e su come ottenerne copia.

7. Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità indicate e, in particolare, secondo i seguenti criteri:

• dati dei candidati non ammessi all’Evento: fino al giorno di svolgimento dell’Evento, decorso il quale sono cancellati integralmente. Non trovano applicazione, per tali candidati, i termini di conservazione previsti ai punti successivi, salvo quanto necessario per l’invio delle comunicazioni di cui al punto 4.7 in caso di consenso prestato;
• dati relativi alla candidatura, all’iscrizione e allo svolgimento dell’Evento, compresi i dati dei passeggeri e i dati del veicolo: fino alla conclusione dell’Evento e, successivamente, per il tempo necessario alla definizione degli adempimenti connessi, in ogni caso non oltre trenta giorni dalla conclusione dell’Evento, salvo quanto previsto ai punti successivi;
• dati contenuti nei moduli di manleva ed esonero di responsabilità e nelle altre dichiarazioni sottoscritte in occasione dell’Evento: fino allo spirare dei termini di prescrizione applicabili all’azione di responsabilità connessa allo svolgimento dell’Evento;
• dati relativi ad allergie e intolleranze alimentari: fino alla conclusione dell’Evento e, comunque, non oltre trenta giorni da tale data, ovvero fino alla revoca del consenso se anteriore;
• dati trattati per l’invio delle comunicazioni di cui al punto 4.7, compresa la provincia di residenza: ventiquattro mesi dalla conclusione dell’Evento, ovvero fino alla revoca del consenso se anteriore;
• dati relativi al pagamento della quota e alla documentazione contabile e fiscale: dieci anni dalla data dell’ultima registrazione, ai sensi dell’art. 2220 c.c., maggiorati di sei mesi per le operazioni di scarto;
• dati necessari all’accertamento, all’esercizio o alla difesa di un diritto: per la durata del contenzioso e fino allo spirare dei termini di prescrizione applicabili, anche in assenza di un contenzioso in essere.

Decorsi tali termini, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che specifiche disposizioni di legge impongano una conservazione ulteriore.

8. Processo decisionale automatizzato

Per il perseguimento delle finalità sopra descritte non è adottata alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che riguardano l’interessato o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

9. Diritti dell’interessato

Ai sensi del GDPR l’interessato può esercitare, secondo le modalità e nei limiti ivi previsti, i seguenti diritti:

1. accesso ai dati personali e alle informazioni di cui all’art. 15 GDPR;
2. rettifica dei dati inesatti e integrazione dei dati incompleti (art. 16 GDPR);
3. cancellazione dei dati, ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 17 GDPR;
4. limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
5. portabilità dei dati (art. 20 GDPR), con riguardo ai trattamenti fondati sul consenso o sul contratto ed effettuati con mezzi automatizzati;
6. opposizione al trattamento (art. 21 GDPR), con riferimento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse del Titolare di cui ai punti 4.3 e 4.6;
7. revoca del consenso in qualsiasi momento (art. 7, par. 3, GDPR), con riferimento ai trattamenti di cui ai punti 4.5 e 4.7, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

I diritti possono essere esercitati mediante richiesta inviata con lettera raccomandata A/R al Titolare presso la sede legale ovvero all’indirizzo di posta elettronica privacy@drautomobilesgroupe.com.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o ad altra autorità di controllo competente, ai sensi dell’art. 77 GDPR.

10. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva il diritto di modificare e aggiornare nel tempo la presente informativa. La versione applicabile è quella pubblicata sul Sito Web al momento della raccolta dei dati.

Ultimo aggiornamento: 21/09/2026